حضور ذكي ومظهر لائق: إتيكيت المؤتمرات باختصار

تأخذ المؤتمرات والفعاليات حيز أساسي في الحياة العملية والأكاديمية، ولهذا على الحضور الالتزام بإتيكيت المؤتمرات الذي يسهم في الظهور بشكل إيجابي وكذلك لضمان الاستفادة منه ولبناء علاقات اجتماعية وتبادل الخبرات.

ما هو إتيكيت حضور المؤتمرات؟

آداب وإتيكيت التواجد في المؤتمرات هو بمثابة سلوكيات تعكس مدى احترامك سواء لكل من المؤتمر والقائمين عليه من المتحدثين والحضور، والجوانب التي تلتزم بها وتعكس احترامك له هو المواعيد والسلوك العام والتركيز أثناء الجلسات.

فوائد الالتزام بإتيكيت المؤتمرات

إتيكيت المؤتمرات هو عبارة عن مجموعة من التفاعلات الناجحة وتعود عليه بفوائد متعددة، ولهذا سنسلط الضوء على فوائد الالتزام بإتيكيت المؤتمرات في ما يلي :

أولا يعزز التواصل الفعال

اهم عنصر في المؤتمرات هو التواصل الواضح، والالتزام بالاتيكيت يساعد على تجنب احتمالية سوء فهم أو التأويل ويمهد النقاشات مثمرة وتفاهم متبادل بين كافة الحاضرين.

ثانياً يعزز الصورة المهنية

اتباع قواعد الاتيكيت يساعد على ترك انطباع أولي إيجابي طويل الامد ويظهر للأطراف الأخرى معدل الاحترافية والالتزام.

ثالثاً يضمن سلاسة سير الحدث

لتفادي حدوث أي مشتتات تعرقل من عملية سير المؤتمرات مثل المقاطعات فعليك الالتزام بالاتيكيت الذي يساهم في تقليل تلك الاضطرابات وبالتالي لن يجد كل من المنظمين والحضور أي مشاكل.

رابعاً يشجع الشمولية والاحترام

تساعد قواعد الاتيكيت على ضمان الاستماع لكافة الاصوات وتقوي من عمليات التفاعل.

خامساً يعزز من فرص بناء العلاقات

يمكن تعرف المؤتمرات بأنها مراكز للتواصل المهني، والتزام الحضور بآداب وإتيكيت المؤتمرات هو بمثابة حجر الأساس لتكوين علاقات ذات هدف تساعد على احتمالية تعاون مستقبلي.

إتيكيت التحضير للمؤتمر قبل الجلسات

قبل حضور المؤتمر عليك إجراء عملية البحث والتخطيط المسبق من حيث التعرف على برامج المؤتمر والجدول والجلسة والفعاليات التي ستفضل حضورها.

الهدف من هذا التخطيط المبكر هو إيجاد الطريقة المناسبة لاستثمار وقتك بأفضل شكل مع ضمان تجنب تفويت أي أمور هامة.

من ضمن الأمور الهامة التي عليك تحضيرها قبل حضور المؤتمر هو اختيار الملابس الملائمة التي تدل على مدى الجدية والاحترافية تجاه الحدث.

لهذا يفضل ارتداء ملابس أنيقة ومريحة وتلائم المؤتمرات ذات الساعات الطويلة، كما عليك التركيز حول التفاصيل الصغيرة مثل الحذاء النظيف والاهتمام بالعناية والمظهر لأن الحرص على تلك الأمور يساعدك في زيادة ثقتك بنفسك.

بينما تتمثل النقطة الثالثة الخاصة بإتيكيت التحضير للمؤتمر هو السعى نحو التواجد في قاعة المؤتمرات قبل موعده بمدة تتراوح بين خمسة إلى عشر دقائق.

إتيكيت الجلوس داخل قاعة المؤتمرات

آداب الجلوس لا تقتصر فقط على راحتك ولكن تؤثر على عدة جوانب مثل مستوى رؤية الآخرين وتركيز المتحدث ومدى سير الجلسة بانسيابية والانطباع المهني عنك.

ويختلف اتيكيت الجلوس في المؤتمرات بناء على وقت الدخول بمعني أدق إذا حضرت في وقت مبكر فعليك اختيار الجلوس في المقاعد الوسطية أو الأمامية في حالة إذا ستحضر المؤتمر حتى وقت الختام.

بينما إذا وصلت المؤتمر في وقت متأخر فيفضل الجلوس في الصفوف الخلفية أو الجانبية التي هي قريبة من باب المخرج.

لا يفضل الجلوس في منتصف المقاعد مع الخروج أثناء سير المؤتمر لأن هذا لا يعد سلوك مهني.

من الأمور الخاطئة التي يقع فيها الكثيرون هو حجز المقاعد دون سبب بواسطة استخدام الحقيبة على الكرسي أو وضع المعطف لا يفضل هذا السلوك بالاخص إذا كان عدد الحاضرين في المؤتمر يتوافق مع عدد الكراسي الموجودة، تذكر ان المقاعد ملك لكافة الحضور وليس من ملكك انت فقط.

بينما في الجزئية الخاصة بوضعية الجلوس الصحيحة فعليك الجلوس بشكل مستقيم مع تجنب التصلب، واحذر من الرجوع المبالغ فيه للمقعد الذي بخلفك بالإضافة لعدم الانزلاق في الكرسي أو فرد الساقين بشكل مزعج.

من السلوكيات السلبية أثناء التواجد والجلوس في المؤتمرات هو تحريك وهز القدم بشكل مستمر يزعج الآخرين أو الطرقعة بالاصابع وتحريك الكراسي.

في حالة إذا تطلب منك الدخول أو الخروج أثناء سير المؤتمر فعليك المرور ببطء مع الانحناء بشكل قليل وقول عبارات تنم عن اعتذارك.

إتيكيت استخدام الهاتف في المؤتمرات

أولا عطل التنبيهات والصوت، قبل بدء المؤتمر بشكل فعلي يفضل وضع الهاتف على خاصية الصامت أو الاهتزاز حتى تتفادي ازعاج الحاضرين أو المتحدث.

في حين إذا تطلب الموقف استخدام الهاتف والرد على أمر هام فيمكنك في هذه الحالة استخدام الهاتف.

كما يفضل تجنب تصفح منصات التواصل الاجتماعي أو الهاتف بشكل عام عندما يبدأ المتحدث بالتكلم.

من الأمور الهامة التي يجب مراعاتها هو تجنب استخدام مكبر الصوت او تشغيل مستوى بصري أو سمعي بصوت عالي.

في حالة إذا كان المؤتمر حدد قواعد خاصة بعدم نشر برامج المؤتمر فهنا عليك احترام الحقوق الملكية والفكرية الخاصة بهم.

إتيكيت طرح الأسئلة والمشاركة في المؤتمرات

غالبية المؤتمرات تحدد في الفترات الأخيرة وقت يتاح فيه للجميع الإجابة عن الأسئلة الخاصة بالجمهور، لهذا عليك احترام تسلسل وقت الجلسة.

في حالة إذا كان لديك عظة أسئلة في جوانب متفرقة خاصة بما تناقش في المؤتمر فيمكنك الانتظار بعد نهاية الجلسة أو خلال وقت الاستراحة لتسأل المتناقش.

بينما تتمثل الطريقة الصحيحة في طرح وصياغة السؤال في تقديم نفسك بشكل موجز مثل اسمك والجهة أو الشركة التي تعمل لصالحها، الهدف من هذا التقديم الموجز هو مساعدة المتحدث على فهم خلفيتك.

عند طرح السؤال تأكد أن يتسم بالوضوح والمباشرة وليس مليئ بالتفاصيل والمقدمات التي ليس لها داعي.

ما يجب فعله وما لا يجب عند حضور المؤتمرات

حضور المؤتمرات والفعاليات الهامة لها العديد من الفوائد أبرزها تساعد على بناء علاقات مهنية ومعرفة احدث اتجاهات البحث كما أنها وسيلة رائعة لعرض اعمالك الخاصة سواء للحضور أو للمستثمرين، ومن أجل الاستفادة من كافة تلك الفوائد سنسلط الضوء على ما يجب فعله وما لا يجب أثناء حضور المؤتمرات في ما يلي :

أولا ما يجب فعله

1- تكوين شبكة من العلاقات المهنية والاجتماعية، عليك استغلال حضورك للمؤتمرات باعتباره فرصة جيده لتكوين شبكة من العلاقات المهنية، لهذا عليك إحضار عدد من بطاقات العمل واستعد للتحدث حول اهتماماتك أو مجال عملك.

2- شارك في النقاشات، المؤتمرات هي بمثابة فرصة جيدة للتناقش مع الباحثين وباقي المهنين، لهذا عليك التفاعل وطرح الأسئلة لأنها تساعدك على اكتساب رؤي جديدة ووجهات نظر مختلفة.

3- تابع بعد انتهاء المؤتمر، عند انتهاء وقت المؤتمر عليك التواصل مع الأفراد الذين تعرفت عليهم في المؤتمر، وعملية التواصل تتضمن ارسال رساله شكر عبر البريد الإلكتروني أو استكمال حديث بدأتموه.

ثانياً ما لا يجب فعله

1- لا تكن مسيطرا أو ملحا، التواصل أمر هام ولكن عليك تجنب التسلط أو التصرف بشكل مبالغ في فرض ذاتك في المؤتمر، لهذا عليك إعطاء الفرصة لباقي الحضور ولا تحاول فرض بحثك عليهم.

2- لا تربك الجلسات، عند المشاركة في برامج المؤتمر احذر من احداث اي إرباك في الجلسات من حيث تجنب الأحاديث الجانبية او استخدام الهواتف بكثرة وكذلك السلوكيات المشتتة التي تقلل من معدل تركيز المتحدث والحضور.

3- لا تغادر مبكراً، هذا السلوك بعكس مدى احترامك للمتحدث والقائمين على المؤتمر، كما تعد خطوة مغادرة المؤتمر هو بمثابة تفويت معلومات وافكار ذات قيمة لك.

يمكنك قراءة أيضا:

https://nfsyn.com/%d8%a5%d8%aa%d9%8a%d9%83%d9%8a%d8%aa-%d8%a7%d9%84%d9%87%d8%af%d8%a7%d9%8a%d8%a7-%d9%83%d9%8a%d9%81-%d8%aa%d9%82%d8%af%d9%85%d9%87%d8%a7-%d9%88%d8%aa%d8%b3%d8%aa%d9%82%d8%a8%d9%84%d9%87%d8%a7