قواعد غير مكتوبة: إتيكيت التواجد في أماكن العمل المشتركة

ينتشر في الوقت الحالي ما يعرف بأماكن مشتركة تتيح لعدة المؤسسات العمل من مكان واحد، ومن أجل تنظيم تلك الأماكن ظهر ما يعرف بإتيكيت أماكن العمل المشتركة التي تساعد كافة المتواجدين على ضمان تجربة مريحة وتساعدهم على إنجاز المهام.

ما هي اماكن العمل المشتركة والفرق بينها وبين أماكن العمل الفردي ؟

بيئات وأماكن العمل المشتركة هو بمثابة مساحة تتيح لمؤسسات متعددة للعمل في مكان واحد، حيث يركز الفرد على مشاريعه الخاصة دون ارتباط بوظيفه أو مكتب معين.

بينما يتمثل الفرق بين اماكن العمل الفردية عن المشتركة في أنها تتيح للفرد الحرية الكاملة لتنظيم عاملي الوقت ومساحة العمل، كذلك لا توجد قواعد واضحة نحو السلوكيات الخاصة تجاه الآخرين وتضع في المقام الأول راحة الموظف.

في حين توجد عدة مشاكل تواجد الفرد الذي يعمل في مساحات العمل الفردي المتمثلة في العزلة الاجتماعية وقلة التفاعل وكذلك صعوبة التوازن والفصل بين الحياة الشخصية والعمل بالتحديد إذا كان الفرد يعمل في المنزل.

أهمية الالتزام بإتيكيت أماكن العمل المشتركة

أولا الراحة والإنتاجية الجماعية، الاتيكيت يساعد في تواجد الفرد في بيئة منظمة تعزز من تركيز المتواجدين وتقلل من عناصر المشتتات أو الإلهاء، لأن احترام عاملي الصوت والمساحة يمهد المتواجدين على إنجاز مهامهم.

ثانياً التعاون والاحترافية، حرص الفرد على اتباع قواعد يحفز عملية التفاعل المهني المتمثل في التعارف وتبادل الخبرات.

ثالثاً منع النزاعات والصراعات، القواعد الخاصة بآداب مساحات العمل المشتركة تقلل من سوء الفهم بين كافة المتواجدين، واحترام كافة المتواجدين للجداول الزمنية والاجتماعات يساهم على تنظيم بيئة العمل.

إتيكيت احترام الخصوصية في أماكن العمل المشتركة

مسألة الخصوصية في أماكن العمل المشتركة لا تقتصر على أنها مسألة شخصية ولكن عنصر هام في الاتيكيت المهني، وهذا يرجع لأن تلك المساحات تضمن مؤسسات مختلفة وكذلك مطالب من الموظفين التركيز بشكل فعال لهذا على كافة المتواجدين احترام خصوصية الآخرين من أجل ضمان التواجد في بيئة عمل محترفة وتميل لشعور المتواجدين بها بالراحة.

وتتمثل آداب وإتيكيت احترام الخصوصية في أماكن العمل المشتركة في ما يلي :

أولا احترام حدود المساحة الشخصية

احرص على ألا تضع أغراضك داخل حدود مكتب شخص أو آخر أو تتخطي مساحة متعلقاتك بنمط يزعج باقي الحضور.

كما عليك تجنب النظر أو التطفل على أوراق أو شاشات المحيطين بك دون إذن، لأن تلك القاعدة هي من أساسيات احترام الحرية المهنية للموظفين.

ثانياً الامتناع عن المراقبة أو التطفل

لا تلتفت للشاشات أو الملفات الخاصة باي موظف متواجد معك في مساحات العمل المشتركة، وكذلك تجنب السلوكيات التي تشير على المراقبة مثل الإمالة نحو مشاهدة الشاشة

ثالثاً الالتزام بالحجز والوقت

عليك الالتزام بعامل الوقت الذي حجزت فيه وكذلك احترام طبيعة المكان بالاخص إذا كان ذا طابع هادئ، لهذا إذا انتهى الوقت الخاص بالحجز حتى تتيح للباقين الحصول على فرصة للتواجد.

رابعاً استخدام المساحات الخاصة للمكالمات

اذا تطلب من الموقف إجراء أي مكالمات هاتفية أو اجتماع اون لاين فعليك في تلك الحالة الذهاب لغرف الإجتماعات حتى تضمن خصوصية الحديث وتتجنب الكشف عن أي معلومات لانه يمهد على حماية سرية البيانات.

إتيكيت الصوت والهدوء في أماكن العمل المشتركة

غالبية اماكن العمل المشتركة تتسم بهدوء الصوت والضوضاء وهذا لأن الضوضاء العالية تؤثر على معدل التركيز وإنتاجية المتواجدين.

ولهذا علي كافة المتواجدين في مساحات العمل المشتركة الالتزام بخفض معدل الضوضاء من حيث التحدث بصوت هادئ وغير متردد لتجنب ازعاج الآخرين.

بينما إذا كان يرغب الموظف في الاستماع للموسيقى أو محتوى او سيحضر اجتماع اون لاين عبر منصات التواصل ففي تلك الحالة مطالب منه استخدام سماعات الأذن وتجنب اشعال الصوت بواسطة المكبرات الخارجية.

أما الجانب الخاص بإجراء المكالمات الهاتفية أو الاجتماعات فعليك التوجهه للغرف المخصصة أو التواجد في كابينة هاتف معزولة الصوت حتى تتفادي تشتيت الباقي.

تأكد من وضع هاتفك على خاصية الصامت وكذلك خفض صوت الاشعارات حتى لا تزعج المتواجدين في مساحة العمل المشتركة

في حين إذا رغبت في التناقش مع شخص محيط بك فعليك تجنب الحديث الطويل أو الصخب ويفضل في تلك الحالة الانتقال لمكان آخر مثل أماكن الاجتماعات.

اتيكيت مشاركة المساحات والمرافق في أماكن العمل المشتركة

توفر اماكن العمل المشتركة مرافق مثل المطابخ وغرف الاجتماعات ومناطق الاستراحة وهنا يظهر أهمية السلوك المهذب والمتعاون الذي يساعد على ضمان وقت مريح لكافة المتواجدين، ويتمثل اتيكيت مشاركة مساحات العمل المشتركة في ما يلي :

أولا احترام الموارد المشتركة، لا تستخدم بمفردك الطابعة أو آلة القهوة لوقت طويل، كل ما هو مطالب منك هو استخدامها بأوقات معتدلة حتى يضمن الآخرين الاستفادة منها.

ثانياً احرص على ترك المكان نظيفاً ومرتب، بعد انتهاء من فترة تواجدك في مساحات العمل المشتركة سواء مكان الجلوس أو المطبخ فعليك التأكد من نظافة المكان من حب وضع النفايات في الأماكن الصحيحة والتخلص من كافة بقايا الاكل والمشروبات.

ثالثاً احترم الأسطح والمسطحات المشتركة، احرص على ألا تترك متعلقاتك الشخصية على مكاتب الآخرين أو تشغل مساحتهم.

الأخطاء الشائعة في أماكن العمل المشتركة

أولا التحدث بنمط مرتفع أو إجراء إتصالات هاتفية

أثناء التواجد في المساحات المفتوحة، هذا يعد من أبرز الأخطاء انتشارا في أماكن العمل لأن التحدث بصوت مرتفع أو التواجد في اجتماعات افتراضية اونلاين يسهم في تشتيت تركيز المتواجدين وكذلك يخلق توتر داخل مساحة العمل المشتركة.

ثانياً اعتبار المساحة المشتركة مكتب خاص

يعتقد البعض أن أماكن العمل المشتركة هي مساحة تقع في حدود الملكية الشخصية من حيث أخذ أكثر من مقعد أو فرد الاغراض على مساحات كبيرة.

ثالثاً عدم احترام الخصوصية

السلوكيات التي تنم على عدم احترام الخصوصية هو النظر إلي شاشات المتواجدين أو رؤية أوراقهم دون الحصول على إذن وكذلك طرح أسئلة في جانب الإطار الشخصي أو المهني الغير مرغوب فيها، تلك الأخطاء تسبب الازعاج والشعور بعدم الأمان.

رابعاً تناول الطعام ذو الرائحة القوية

تجنب إحضار أو تناول الأطعمة ذات الرائحة النفاذة أثناء التواجد في مساحات العمل المشتركة وهذا لأنها تسبب الازعاج أو التشتت لباقي الموظفين.

خامساً إهمال النظافة والترتيب

من حيث ترك اكواب القهوة أو المخلفات على المكتب أو بقايا الطعام، قبل مغادرة اماكن العمل المشتركة تأكد من نظافة المكان بعد الانتهاء.

سادساً إساءة استخدام الهاتف والأجهزة

من الأخطاء التي يقع في المتواجد في أماكن العمل المشتركة هي ترك الهاتف بصوت مرتفع من حيث الاستماع او مشاهدة الفيديوهات دون استخدام السماعات أو التنقل الصوتي بين البرامج والإشعارات.

سابعاً عدم الالتزام بالوقت 

السلوك الذي يقع فيه الفرد أثناء التواجد في مساحة العمل المشتركة هو التأخر في وقت المغادرة لغرفة الإجتماعات بعد انتهاء وقت الحجز وكذلك شغل أماكن العمل لفترات طويلة دون استخدام فعلي لأن الفرد يعرقل عملية التنظيم.

يمكنك قراءة أيضا: 

https://nfsyn.com/%d8%a5%d8%aa%d9%8a%d9%83%d9%8a%d8%aa-%d8%a7%d9%84%d8%a7%d8%b9%d8%aa%d8%b0%d8%a7%d8%b1-%d9%85%d8%aa%d9%89-%d9%88%d9%83%d9%8a%d9%81-%d9%86%d8%b9%d8%aa%d8%b0%d8%b1-%d8%a8%d8%a7%d8%ad%d8%aa%d8%b1%d8%a7