كيف تجعل إتيكيت الوقت عادة يومية ناجحة.. تعرف أكثر

الاهتمام بإتباع آداب وإتيكيت الوقت يعكس احترام الفرد للآخرين ومدى اهتمامه بالتنظيم الذاتي, والالتزام بالمواعيد يسهم في زيادة الثقة والمصداقية ويترك انطباع إيجابي بالأخص في الحياة العملية.

أهمية الالتزام بإتيكيت الوقت

أولا احترام الوقت باعتباره جزء من الاحترافية والاحترام

الحرص في الاهتمام بالوقت يعكس مدي احترامك لوقت الجميع مثل زملائك بالعمل أو العملاء أو المديرين وكذلك دائرة معارفك المقربين.

الالتزام يبث للأطراف الأخرى انك تقدر جهودهم وانك شخص يمكن الاعتماد عليه في الالتزامات.

لهذا يمكن القول إن الالتزام بالمواعيد هو مرآة على المسؤولة والمصداقية وبالأخص في بيئة العمل وتعزز من الثقة بينك وبين الآخرين.

ثانيًا يعزز صورتك المهنية ويظهر التنظيم

الاهتمام في ناحية الالتزام بمواعيد العمل هو علامة على مهاراتك في إدارة الوقت والتنظيم وليس فقط على قدرتك في الوصول للاجتماع بالوقت المحدد.

وعلى المدى القصير سترى نتيجة التزامك في زيادة فرص حصولك على ترقية أو المشاركة في المشاريع الهامة.

ثالثًا يزيد من الإنتاجية ويقلل الفوضى

عامل الالتزام بالوصول في الوقت المحدد مع مراعاة بدء الاجتماعات في موعدها المحدد كلاهما يسهمان في تجنب التأخير أثناء تسليم المهام.

رابعًا يساهم في بناء الثقة والاعتمادية

الالتزام بقواعد والوقت المحدد يبث للآخرين مدى المسؤولية والانضباط كما يعزز من العلاقات بين الموظفين والهيكل الإداري.

خامسًا يحسن الاحترام المتبادل داخل الفريق

الحرص على الاهتمام بقواعد الوقت يقلل من معدل الضغط وسوء الفهم في العمل بالإضافة لشعور جميع الموظفين بالاحترام المتبادل وهذا يرجع لأن كل شخص يظهر اهتمامه بوقت الآخرين.

إتيكيت الحضور في الأوقات الصحيحة بناء على المناسبة

يختلف إتيكيت الحضور في الوقت الملائم بناء على المناسبة التي ستحضرها، ولهذا سنسلط الضوء على أبرز المناسبات في ما يلي :

أولا حفلة عشاء، لا يفضل أن تتأخر عن المعاد الذي حدده، فمثال توضيحي على ذلك إذا أبلغك الضيف بأنه معاد العشاء الساعة 8 مساء فعليك أن تحضر في نفس التوقيت ليس قبل أو بعد, لأن التأخير هو بمثابة فقدان طبق البداية وكذلك التواصل الجيد مع الضيف.

ثانيًا حفلة زفاف، عليك أن تتواجد في مكان حفل الزفاف بالوقت المحدد وليس الحضور بشكل مبكر زائد عن الحد إلا اذا طلب منك أحد من أفراد عائلتك أو صديقك بذلك.

لهذا يمكن القول إن الوقت المثالي لحضور حفل الزفاف هو قبله ب15 دقيقة حتى تجد مقعد مبكر.

في حال إذا تأخرت ووجدت أن مراسم الحفل بدأ فعليك أن تنتظر ثم تجلس بهدوء في الخلف.

ثالثاً الفعاليات الرسمية، مثل الاجتماعات أو ندوات العمل فيفضل التواجد مبكرا حتى تلقي التحية على رئيسك وعلى الحضور.

إتيكيت الحضور المبكر

أغلب خبراء قواعد وآداب الإتيكيت يعتمدون على قاعدة تتمثل في أنه على الفرد الوصول قبل الموعد بوقت يصل من خمس إلى عشر دقائق بالأخص في بيئات العمل و الاجتماعات، والغرض من القدوم بشكل مبكر هو أن يمنح نفسه وقت للتحضير النفسي والترتيب والتجهيز للمشاركة بشكل فعال.

لهذا عليك أن تفرق بين التواجد مبكرا في سياق بيئة العمل وبين المناسبات الاجتماعية، لأنه الوصول مبكرا في مكان العمل هو علامة على انك جاهز قبل باقي زملائك في العمل وهذا يبث للموظفين وللإدارة انطباع قوي بالالتزام والانتظام

بينما يعد الوصول بوقت مبكرا في المناسبات الاجتماعية هو بمثابة أمر مزعج للمستضيف وبالأخص إذا وقت قبل المعاد بفترة طويلة وبالتالي يتعرض المستضيف للضغط أو الإحراج لأنه من المتوقع لم يستكمل باقي التجهيزات.

ولهذا يفضل الوصول قبل المعاد لمدة تصل من 10 إلى 15 دقيقة حسب العرف.

على الجانب الآخر يفضل أن تحسب أو تتوقع وقت الرحلة وتأكد من إضافة وقت احتياطي للتأقلم مع الظروف غير المتوقعة المتمثلة في الازدحام وغيرها، وتذكر أن تسعى للوصول قبل الوقت المحدد بدقائق صغيرة.

إتيكيت التأخير عن الوقت وكيف الاعتذار عنه

تتمثل أهمية الاعتذار عند التأخر عن وقت الوصول أو التأخر في الوقت عن الرد لا يقتصر على أنه لتفادي الكسوف ولكن في الواقع هو سلوك يهدف للحفاظ على الاحترام والثقة بين المخطئ وبين الآخرين.

والاهتمام بالاعتذار يبث للمتضررين عدة جوانب وهي :

• اعترافاك بأهمية وقتهم ومدى تقديرك لهم.
• تحملك المسؤولية بشكل كامل مع تجنب إلقاء اللوم على الظروف المسببة للتأخير.
• التزامك بتحسين السلوك بالمرة القادمة وإصلاح التأثير السلبي الناتج عن التأخير.

وبهذا سنسلط الضوء في الفقرة التالية عن إتيكيت الاعتذار عن التأخر في الوقت :

1- الاعتذار في البداية بوضوح، بمعني يجب أن تعتذر بواسطة قول عبارة واضحة وصريحة، مثال توضيحي على ذلك هو أن تقول “أنا متأسف جدا عن تأخري، شكرا لصبرك وأعلم أن جدولك مزدحم، أنا حقا اقدر وقتك”.

تلك الجمل تستخدم عند التأخر على اللقاءات المباشرة مثل اجتماع رسمي.

تذكر أن تعتذر في البداية قبل أن تقدم أو تفصح عن سبب تأخرك لأنك بتلك الطريقة تظهر احترامك للطرف الآخر.

2– إبداء سبب مختصر إذا تطلب الأمر، يمكن أن تقدم شرح لسبب تأخرك بصورة موجزة دون إبداء تفاصيل كثيرة، تلك الخطوة تظهر احترامك واحترافيتك، مثال توضيحي على ذلك هو عندما تقول ” اعتذر عن التأخير، كنت في اجتماع استغرق وقت أطول مما هو متوقع”.

3- الاعتذار ورد الفعل المهذب بعد الاعتذار، بعدما تتأسف وتقدم سبب تأخرك تأتي الخطوة التالية وهي أن تظهر اهتمامك بالتعويض أو متابعة ما فاتك، ومثال توضيحي على ذلك هو قول جملة مثل “من فضلك أعلمني إذا فاتني أي أمر تحدثتما فيه”.

في حين يوجد عدة أمور عليك مراعاتها أثناء الاعتذار عن التأخر في الوقت وهي :

أولا لا تبالغ في الأعذار، كثرة قول المبررات والتفاصيل الدقيقة تصعب على الطرف الآخر مصداقية تاخرك، ولهذا يفضل أن تكون مختصر ومباشر.

ثانيًا الاعتذار قريبا من وقت التأخر، لا تتأخر في قول الاعتذار بعد وصولك لأن الطرف الآخر المتضرر قد يشعر بالانزعاج.

ثالثًا استخدام نبرة محترمة، بخلاف السبب الذي أثر على تأخرك على المعاد، فعليك أن تحافظ على النبرة الهادئة والمهذبة لأنه يعكس احترامك للطرف الآخر.

الأخطاء الشائعة في إتيكيت التأخر عن الوقت

أولا إغفال إعلام الطرف الآخر بتأخرك عن الوقت

إذا أدركت انك ستأخذ وقت أطول أثناء الوصول للضيف، فعليك إبلاغه بأنك ستتأخر بدلًا من عدم إعلامه.

ثانيًا الاعتذار الطويل وكثرة المبررات

كثرة تكرار الأعذار المبالغة مثل أن الزحمة رهبية وغيرها من الأعذار تبث للطرف الآخر انك تفتقد لمهارات التخطيط، ولهذا يفضل الاعتذار المختصر المهذب.

ثالثًا جعل التأخر عادة

بخلاف الأسباب الناتجة عن تأخرك، وإذا كنت من فئة الأفراد الكثيرين في التأخر فإن الطرف الآخر أو دائرة معارفك سيتوقعون تأخرك دائمًا.

يمكنك قراءة أيضًا :

الإتيكيت خطوة بخطوة نحو نجاح مقابلة العمل