كيف تترك انطباعًا احترافيًا: إتيكيت الاجتماعات الأونلاين
تتجه أغلب الشركات في الوقت الحالي نحو إعداد الاجتماعات الافتراضية التي تتسم بسهولة واليسر، ولهذا يعد التزام الموظف باتيكيت الاجتماعات الأونلاين هو بمثابة دليل للظهور بشكل احترافي.
ما هو إتيكيت الاجتماعات الأونلاين؟
هو بمثابة مجموعة من السلوكيات الخاصة ببيئة العمل، حيث يلتزم الموظفين بها أثناء المشاركة في اجتماعات الافتراضية مثل الاونلاين، ويتمثل الهدف من اتباع هو لضمان تواصل فعال ومبني الاحترام ويحقق الإنتاجية.
لهذا يمكن القول إن إتيكيت الاجتماعات الاونلاين يتمثل في عدة جوانب مثل مراعاة عامل الوقت واحترام المتحدث مع الاستخدام الصحيح للكاميرا و الميكروفون وغيرها من الأمور التي سنسلط الضوء عليها في هذا المقال بشكل مفصل.
أهمية الالتزام بإتيكيت الاجتماعات الاونلاين
حرص المشارك في الاجتماعات الافتراضية على الالتزام بقواعد الاتيكيت يساعد في الحصول على جودة جيدة من التواصل ومعدل عالي من الإنتاجية وتعزيز العلاقات الإجتماعية، ولهذا سنسلط الضوء على أهمية الالتزام بإتيكيت الاجتماعات الاونلاين في ما يلي :
أولا يعزز الاحترافية والمصداقية
عندما يحرص الفرد على اتباع القواعد وآداب الاجتماعات فسيتم الاجتماع بشكل سلسل واحترافي، كما ستلاحظ الإدارة مدى احترافيه الموظف ونتيجة الالتزام بالاتيكيت تساعد في ترك انطباع عن معدل الالتزام المهني.
ثانياً يحافظ على تركيز الاجتماع وكفاءته
عدم وجود قواعد واضحة يعرقل من تركيز الموظفين والمشاركين على تفاصيل الاجتماع، ومن أمثلة التي تخرج الاجتماع من سياقه هو الضوضاء الصوتية والمواضيع الخارجة عن الإطار.
ثالثاً يقلل الالهاءات وسوء الفهم
من أمثلة المشاكل الخاصة ب الاجتماعات الافتراضية هي المشاكل التقنية المتمثلة في الضوضاء الخلفية المصاحبة لصوت المتحدث، وحرص الفرد على الالتزام بالاتيكيت مثل كتم الصوت عندما يتحدث الطرف الآخر يساعد في تقليل هذه المشاكل.
رابعاً يشجع المشاركة المتساوية
الاجتماعات الافتراضية تحدد قواعد سلوك واضحا مهمة اختلفت الاماكن، والالتزام بتلك القواعد يساعد الجميع على المشاركة بشكل عادل دون مقاطعة أو تشتت.
إتيكيت استخدام الكاميرا في الاجتماعات الأونلاين
أولا تشغيل الكاميرا إذا لزم وإظهار الحضور بوضوح
يبدي إتيكيت الاجتماعات الافتراضية اهتمام واضح بتشغيل الكاميرا الذي تهدف لتحسين التواصل البشري وجعل الحوار مقارب للمقابلة على أرض الواقع.
من الأمور الهامة التي عليك الاهتمام بها قبل موعد الاجتماع هو التأكد من صلاحية الكاميرا بالإضافة للتواجد في المكان الصحيح من حيث الإضاءة مع وضع الكاميرا على مستوى العين أو علي قليلاً للظهور بشكل احترافي.
ثانياً ضبط الإطار والإضاءة والخلفية
أغلب الأخطاء الخاصة بالكاميرا أثناء التواجد في الاجتماعات الافتراضية هو ظهور الكاميرا بشكل غير احترافي أو في بيئة مزدحمة، لهذا عليك مراعاة وضع الكاميرا في مستوى يظهر وجهك بوضوح مع مراعاة الإضاءة وكذلك اختيار خلفية نظيفة وغير مشتت.
ثالثاً ايقاف الكاميرا عند الضرورة
في حالة إذا تطلب منك أن تقوم بمهام آخرى أو أمور شخصية وستلاحظ انك ستبتعد عن الكاميرا لفترات فهنا يفضل ايقاف الكاميرا.
إتيكيت استخدام الميكروفون في الاجتماعات الأونلاين
أولا كتم الميكروفون عندما لا تتحدث
كثرة الصوت يسبب الضوضاء ويعرقل على الطرف الآخر عملية التحدث، لهذا إذا لم يكن مطالب منك التحدث فيفضل كتم الميكروفون حتى تتجنب التشويش الناتج عن الاصوات المنزلية أو نباح الحيوانات على الاجتماع.
ثانياً اختبار الميكروفون قبل الاجتماع
من التجهيزات المسبقة التي يفضل مراجعته قبل بدء الاجتماع هي اختبار الميكروفون ذلك حتى تتفادي المشاكل في الصوت وتقليل معدل التشويش.
ثالثاً التحدث بوضوح وتنظيم عند الحديث
عندما يأتي دورك في التحدث فيفضل أن تتحدث ببطء ووضوح حتى يستطيع الجميع فهمك بكل سهولة وهذا لأن الاجتماعات الافتراضية لا تساعد في جودة الصوت العالية المتوافقة مع الاجتماعات الحقيقية في المكاتب.
إتيكيت حضور اجتماعات الاونلاين
1- إلتزم بالمواعيد
من الأمور الهامة التي يجب الاهتمام بها سواء الاجتماعات في المكاتب أو الاجتماعات الافتراضية هي الحضور في الوقت المعلن لاجتماع أو قبله من التأكد من جودة الكاميرا و الميكروفون.
ويعد التأخر عن موعد الاجتماع هو بمثابة أمر يربك المسؤول عن سير الاجتماع.
2- ارتداء الملابس الملائمة لطبيعة الاجتماع
عليك الاهتمام بارتداء الملابس الملائمة الاجتماع بما فيها الافتراضية أو في المكاتب لأنها تظهر مستوى الاحترافية، لهذا يفضل تجنب ارتداء الملابس العفوية، يمكنك أن تدري الملابس مرتبة ونظيفة بالجزء العلوي وارتداء ملابس مريحة في النصف السفلي من الجسم في حالة إذا لم يظهر هذا الجزء في الكاميرا.
3- استخدام خلفية نظيفة وتجنب المليئة بالمشتتات
يفضل التواجد في إطار خلفية نظيفة أو إضافة خلفية غير مزدحمة حتى تتجنب تشتيت باقي المشاركين في الاجتماع، كما عليك الاهتمام بالإضاءة الجيدة حتى يظهر وجهك بشكل واضح.
4- تجنب تعدد المهام أثناء الاجتماع
وجهه تركيزك فقط على الاجتماع وليس القيام بمهام متعددة في ذلك الوقت مثل تفقد البريد الالكتروني أو تصفح منصات التواصل الاجتماع أو إنهاء مهام أخرى لأن هذا سلوك ينم على عدم الاحترام.
5- تجنب مقاطعة الآخرين واستخدام خاصية رفع اليد
في حالة إذا رغبت في الرد على الأجوبة أو خطر في بالك أسئلة ما وتريد طرحها فعليك استخدام خاصة رفع اليد أو كتابة ما ترغب في قوله في صندوق الدردشة حتى تتفادي مشكلة التحدث فوق صوت الآخرين.
6- اطلب جدول أعمال الاجتماع
الغرض من هذا الطلب هو متابعة موضوع الاجتماع وفهم الجوانب التي سيتم التناقش حولها وهذا من أجل الاستعداد للأسئلة والموضوعات التي قد تطرأ.
7- تحدث مباشرة إلى الكاميرا
قبل موعد الاجتماع الأونلاين يجب أن تتدرب بكثرة على التحدث مباشرة إلى الكاميرا، وأعلم أن التواصل البصري يساعدك في العرض بشكل قوي ومؤثر، مثال توضيحي على ذلك إذا كنت تنظر لشخص واحد على الشاشة فأنت بالتالي ستظهر بأنك لا تتحدث لأحد ولكن تنظر في مكان أخرى.
8- لا تكتب على لوحة المفاتيح باستمرار
صوت الميكروفون في الاجتماعات الافتراضية يلتقط صوت النقرات وبالتالي هو بمثابة عامل تشويش على الجميع، لهذا يفضل تجنب استخدام لوحة المفاتيح عند تدوين الملاحظات أو للدردشة.
الافضل ان تستخدم الورقة والقلم عند كتابة الملاحظات أو كتم الميكروفون في حالة إذا لم يتوافر عامل التدوين بواسطة القلم والدفتر.
9- لا تغفل التعريف بالمشاركين
في حالة إذا كنت المسؤول عن تجهيز واستضافة الاجتماع فمطالب منك تقديم المشاركين إذا تطلب الأمر، لهذا خذ وقتك كافي لتعريف الأشخاص الذي لم يسبق لهم معرفة بعضهم.
10- تجنب الدردشات الجانبية والالهاءات
غالبية الأخطاء الشائعة التي يقع فيها الفرد أثناء حضور الاجتماعات الافتراضية هو الاستعانة بصندوق الدردشة لإجراء محادثات سرية وخاصة أو شخصية أثناء موعد الاجتماع، هذا الخطأ يشتت باقي المشاركين في الاجتماع.
لهذا في نهاية المقال تذكر ان الالتزام باتيكيت اجتماعات الأونلاين يتمثل في مساعدة المشاركة للظهور بشكل احترافي بالإضافة لتقليل عامل الإلهاءات وتحفيز المشاركة المتساوية وبناء ثقافة عمل صحية وفعالة.
يمكنك قراءة أيضا:
