تواجه العديد من المؤسسات والشركات لمشاكل سواء إدارية أو إنتاجية, ولكن هناك موظفين لديهم مهاراة ومبادرة حل المشكلات, ويقدرون على التعامل مع التحديديات والأزمات المعقدة والطواريء.
وتعتمد إدارة الشركة على هؤلاء الأفراد لتقييم المشكلة بفعالية ووضع اقتراحات وحلول يمكن تنفيذها.
ولذلك سنعرض لكم في هذا المقال إرشادات لكيفية إنشاء بيان المشكلة مع مثال كامل له تستخدمه كمرجع لك.
ماهو بيان المشكلة
هو وصف لمشكلة سواء كانت قضية أو مشكلة حالية, ويتطلب إتخاذ إجراء في وقت عاجل لتحسين وضع تلك المشكلة.
وأن هذا البيان يشرح بإختصار العائق الذي سبب المشكلة بين عملية أو منتج والمشكلة ذاتها.
ويعد بيان المشكلة هو موضوعي لا يتواجد فيه أي أراء ذاتية ويركز على الحقائق المتعلقة بالمشكلة فقط, ويمكنك الإستعانة ببعض الأسئلة الأساسية لمعرفة سبب هذه المشكلة مثل من, ماذا, متى, أين.
وجميع تلك الأسئلة السابقة تساعد في تسهيل صياغة البيان وقراءته, ويجعل طرح المشكلة عملية سهلة وأكثر وضوحاً, ويمكنك الإستعانة ببيان المشكلة في إقتراح لمشكلة لم تحدث في الوقت الحالي.
سبع خطوات لكتابة بيان المشكلة
كما شرحنا أن بيان المشكلة هو أداة تستخدم في الحصول على دعم وموافقة جميع أفراد الإدارة وشركاء الموضوع, ولذلك عند كتابة بيان المشكلة يحب مراعاة الدقة وكذلك الأخذ بالعناصر الأساسية التي يمكن أن تؤثر إيجابيا على نتائج ذلك المشروع.
1- وصف كيفية عمل الأمور بالشكل الصحيح
أول خطوة في إنشاء بيان المشكلة هي كتابة بناء نصي متكامل لفهم المشكلة, واشرح فيه كيف يجب أن تعمل العملية المحددة بالشكل المثالي, وإذا لم تكن المشكلة متواجدة حالية, فمكن أن تقد وصف ومجز لكيفية حلها بالشكل المثالي.
مثال على ذلك إذا كان لديك فكرة عن تحسين كفاءة الانتاج بهدف تحقيق أفضل استغلال للموارد, فأنه يمكنك البدء بوضع سياق إفتراضي منتظم مع مرعاة الأسئلة الأساسية التي ذكرنها من قبل وهم من, ماذا, متى, أين, لماذا.
2- شرح المشكلة وتوضيح أهميتها
أن بيان المشكلة لا يتضمن فقط تعريف لها, بل يتواجد العديد من العناصر مثل سبب وجود المشكلة وأهمية حلها ويمكتك الاستعانة بالأسئلة الأساسية التي ذكرنها.
مثال على ذلك إذا كنت تساءل نفسك لماذا يجب حل المشكلة؟ لأنها مثلا تؤثر على كفاء قسم محدد والذي ينتج عنه إهدار للموارد وزيادة التكلفة على الجمهور المستهدف. وجميع تلك الأسئلة تساعد على معرفة ماهي المشكلة ومن المتأثر بها ولماذا يجب حلها, وحاول أن تشرح المشكلة بشكل موجز وشامل لضمان وضوح الفهم وتحفيز اتخاذ الإجراءات المناسبة.
3- شرح التكلفة المالية للمشكلة
عندما تعرض المشكلة على أفراد الإدارة وأصحاب القرار, فيجب عليك الأخذ وتوضيح التكاليف الناتجة إذا لم يتم حل المشكلة, حيث يعد المال هو اللغة المشتركة والأساسية في عالم الأعمال, وإذا وجدت المشكلة فقدمها مع وضع حل مقترح لها.
مثال إذا أندرجت المشكلة في إنفاق الكثير من الأموال على عناصر غير ضرورية أو كانت تعيق الشركة لتحقيق المزيد من الأرباح, فقم بخطوة شرح المشكلة مع الالتزام بعنصري الدقة والوضوح وضع تقديرات مالية دقيقة لتوضح المشكلة وتأثيرها, وفي حالة إلتزامك بهذا العناصر السابقة فأنك ستجعل عملية إقناع أصحاب القرار أسهل.
4- دعم ادعاءاتك بالأدلة
عندما ترى أن المشكلة تتطلب أموال الشركة, لذلك فأخذ بالإعتبار أن تكن مستعداً لدعم إدعاءاتك بالأدلة الموثقة عن طريق القيام بالعديد من الخطوات مثل, إجراء بحث شامل عن المشكلة وتأثيرها, استشهد بمصادر موثوقة لدعم بياناتك وتحليل التكاليف وأخيرا اجمع البيانات ذات الصلة واعرضها بطريقة واضحة وسهلة الفهم.
وإذا جمعت جميع هذه الأدلة بمعلومات مدعومة لعرض المشكلة وحلها فأنها تسهل عليك عملية إقناع أصحاب القرار.
5- اقتراح حلول
من العناصر المهمة التي يجب أن تتواجد في بيان المشكلة هو وجود اقتراح لمعالجتها, ولكن لا تكتف بوضع حل واحد فيك, بل يجب أن يكون عندك فهم واضح لسبب المشكلة وأن تقدم مقاربات شبيهة لها لفهمها وحلها, وذلك من خلال اشرح الحلول المحتملة بشكل واضح, وحدد أهدافك بواسطة خطط مرسومة للتعامل مع المشكلة, وركز على الحلول التي يمكنك تنفيذها على أرض الواقع.
6- توضيح فوائد الحلول المقترحة
بعد أن قمت بتحديد السيناريو المثالي الذي يبعدك عن المشكلة أو حددت المشكلة وشرحت أسباب عدم حلها بإستخدام العديد من العناصر مثل البيانات المالية أو المعلومات الدقيقة وأوجدت حلول تنفذ على أرض الواقع, فالخطوة المقبلة هي إظهار لأصحاب القرار لماذا ستنجح هذه الحلول.
وضحك في بيانك الفوائد التي تساعد مثل أن النفقات المالية ستقل, وأنه سيفتح مجال جديد لمصدر دخل الشركة وكذلك يزيد رضا العملاء.
اختتم بتلخيص المشكل والحل
الخطوة الأخيرة هي أن تضع إستنتاجك, ويجب أن يتضمن المشكلة ولماذا يجب أن تحل, وضع ملخص لماذا يعد حلك هو أفضل حل للمشكلة, وان الملخص يساعد جميع أصحاب القرار على فهم المشكلة.
مثال على بيان المشكلة
المشكلة : إنخفاض عدد الناخبين في الجزء الجنوبي من ولاية فلوريدا العام الماضي, على الرغم من إقبال الناخيبين في الجزء الأخر من الولاية في صناديق الاقتراع.
الخلفية : أشارت بعض الدراسات أن نسبة أقبال الناخيبين هي الأدني للفئة التي تتراوح أعمارهم من 18 وحتى 25 عام والأشخاص منخفضي الدخل أى دخلهم يقل عن 30,000 سنويا لأسرة مكونة من شخصين, وأظهرت الأبحاث حول أشكال التصويت من ولاية عن أخرى, وأن الخصائص الديموغرافية أشارت أن المشكلة تزداد خطورة.
وأن هناك بعض الولائات شهدت مشاكل عدبدة ولكن تم حلها, ولكن تحتاج هذه الولاية إلى دراسة إستراتيجة قد تكون أكثر فعالية مع سكان تلك المنطقة.
الملائمة : وأثبتت الأبحاث التاريخية أن المناطق ذات الإقبال المنخفض في التصويات لديها تمسك أقل من التمسك الإجتماعي في الولايات الأخي وأعداد أعلى من حالات الاضطرابات المدنية.
وأظهرت البيانات أنه عندما تعاني مناطق معينة من التمثيل السياسي فأنه سينتج عنه خيبة أمل على مرور الوقت والذي يؤدي إلى تأكل ثقة المجتمع في الديمقراطية.
وعند معاجلة هذه المشكلة فأنه سيمنح الأحزاب الإقيليمة الرؤية التي تحتاجها بشدة من أجل المساعدة في تعديل السياسات واستراتيجيات حملتها.
الأهداف : وأن الغرض من هذا البحث هو دراسة خطط المشاركة الاستباقية لزيادة أعداد إقبال لناخبين في المنطقة الجنوبية من ولاية فلوريدا.
متي تستخدم بيان المشكلة
يتم الإستعانة ببيان المشكلة في العديد من الحلات, ولذلك سنعرض لكم متى تستخدمه في التالي :
1- لتوضيح النتائج المتوقعة :
أن بيان المشكلة لا يقتصر فقط على أداء مهمة تحديد المشكلة أو إيجادها فقط, بل يمكنك الإستعانة لتوضيح النتيجة المتوقع, حيث يساعد بيان المشكلة في تحديد شكل حل المشكلة مع توفير فكرة شاملة عن المشروع.
2- كدليل للمشروع :
إذا بدأت في تنفيذ مشروع جديد فيمكنك الإستعانة ببيان المشكلة قبل أن تبدأ, وإستعن بيه بإستمرار أثناء تنفيذ المشروع لمساعدة الفريق للحفاظ على التركيز.
وعند الانتهاء من تنفيذ المشروع أرجع مرة أخرى للبيان من أجل التحقق إذا تم تنفيذ الحل كما هو موجود, وأنه سيعمل على حل المشكلة الأولوية بالفعل.
ما العناصر التي لا يجب إدراجها في بيان المشكلة
هناك بعض العناصر التي يجب الابتعاد عنها أثناء كتابة بيان المشكلة وهم :
- الابتعاد عن اللغة المعقدة أجعل الأمور مبسطة.
- لا تطرح مشكلتان, ركز على مشكلتك الرئيسية فقط.
- لا تكن تقنيًا للغاية اجعله قابلاً للقراءة لجمهور واسع.
ماهي العناصر- الأسئلة الأساسية وأهميتها في بيان المشكلة.
يوجد العديد من الأسئلة التى يمكن الاعتماد عليها عندما تتناول بيانات المشكلة الجديدة. ويبلغ عدد هذه الأسئلة خمسة وهم ماذا, من, أين, متى لماذا.
1- من : وهو للسؤال عن الأفراد المستفيدين من حل المشكلة, وحدد الموظفين المسؤولين عن إدارتها.
2- ماذا : وهي للسؤال عن المشكلة الحالية, وقدم في بياناتك وصف واضحة للمشكلة وأثارها وحدد الهدف النهائي منها.
3- أين : هو للسؤال على أين بدأت المشكلة وما هي العمليات والأقسام المؤثرة عليها.
4-متى: وهو للسؤال عن مت بدأ المشكلة وضع جدول زمنى لحلها.
5- لماذا : وهو للسؤال عن الأسباب التي دفعتك لكتابة بيان المشكلة واشرح سبب الحاجة لحلها.
من يكتب بيان المشكلة
وفقاً للهيكل الإداري للشركة فأن الشخص المسؤول عن كتابة البيان هو أحد أصحاب المصلحة المتأثر بالقضايا الحالية في الشركة.
وفي حالة إذا كانت المشكلة بسيطة داخل قسم واحد فأن مدير المستوى المتوسط هو المسؤول عن صياغة بيان المشكلة, وفي حالة إذا كانت المشكلة على مستوى الشركة فقد يتولى أحد المديرين التنفيذين أو عضو مجلس إدارة على صياغة بيان المشكلة.
فوائد استخدام بيان المشكلة
1- التركيز : يعطي بيان المشكلة القدرة على التركيز على القضايا الحالية بشكل خصوص أكبر, وهذا يسمح لهم بإيجاد حلول وتخصيص الموارد لحلها بشكل فعال.
2- الوقاية من الهدر : إذا لم يتم تحديد المشكلة, فقد تسيء الشركة فهم سببها, والذي ينتج عنه استنزاف الموارد التي تعمل علي حلها, ولذلك فأن كتابة بيان المشكلة يعطي لأصحاب القرار تطوير للحل بشكل دقيق ويمنع إهدار موارد الشركة.
3- المساءلة : أن كتابة بيان المشكلة يساعدك على تحديد المسؤوليات وتوزعيها على أفراد فريق العمل, ويضمن للقادة المسؤولين العمل بجدية لإيجاد حلول.
4- نجاح الشركة : أن إستخدام بيان المشكلة يعمل على مواجهة التحديات بشكل فعال ومؤثر وتوجيه الموارد لحلها ويساعد على تنفيذ الإصلاحات بشكل أسرع ويزيد من الإنتاجية والأرباح.
