دليلك لإتيكيت الاجتماعات: كيف تجعل كل اجتماع فعال؟

 

تبدي الشركات اهتمام كبير بإتيكيت الاجتماعات الذي يسهم في تحقيق أفضل النتائج وكذلك يسهل من عملية تنظيم الحوار ويعطي اهتمام لاحترام الوقت, ومن خلال الإتيكيت يتحفز الجميع للتعبير عن آرائهم بحرية.

أهمية الالتزام بإتيكيت الاجتماعات 

تكمن أهمية الاجتماعات باعتبارها من الركائز الرئيسية في بيئة العمل, ومن خلالها يستطيع الموظفين تبادل الأفكار واتخاذ القرار وتطور من عملية التعاون بينها, في حين أن اتباع قواعد وإتيكيت الاجتماعات يمهد لتقليل الأخطاء الشائعة ويسهم في احترام الوقت والمجهود لجميع الموظفين, ولهذا سنسلط الضوء على أهمية الالتزام بإتيكيت الاجتماعات في ما يلي :

أولا يعزز التواصل الفعال بين الموظفين, الحرص على إتباع قواعد وآداب إتيكيت الاجتماعات يسهم في خلق بيئة تواصل مبنية على الاحترام والوضوح بين الموظفين, والتزامهم بالآداب مثل الإصغاء والتحدث بوضوح يسهم في تقليل حدة سوء الفهم الذي يعرقل من عملية أداء المهام والعمل.

ثانيًا يزيد من إنتاجية الاجتماعات, عملية إعداد الاجتماعات التي تُنفذ بناء على قواعد الإتيكيت مثل التحضير المسبق والالتزام بجدول الأعمال وغيرها من القواعد تسهم في تركيز جميع الموظفين وتحقيق نتائج جيدة, وبالتالي سيستطيع الموظفين على إدارة الاجتماعات والوصول لقرارات عملية.

ثالثًا يبني علاقات مهنية قوية ويحسن الثقة المتبادلة, بالنظر لقواعد الاتيكيت والاحترام في الاجتماعات مثل منح الموظفين الفرصة للتحدث, سنجد أن تلك القواعد تسهم في تعزيز الثقة بين الزملاء, لهذا عندما يشعر الموظف بأن رأيه مسموع فسيبدأ باتخاذ خطوات جادة نحو العمل الجد.

رابعًا يعزز الصورة المهنية والسمعة الشخصية, يعد الالتزام بقواعد الاتيكيت هو بمثابة انعكاس للصور الاحترافية للموظف, من أمثلة قواعد الإتيكيت التي تظهر احترافيته هي الالتزام بالمواعيد واستخدام لغة جسد والتحضير الجيد.

خامسًا يسهل اتخاذ القرارات وتحقيق الأهداف المشتركة, وجود عاملي الاحترام والنظام في الاجتماعات يسهل على الموظفين تركيز الأهداف الحقيقية وليس التركيز على الخلافات والمشتتات.

سادسًا يقلل من النزاعات ويحفز بيئة تعاون إيجابية, الاهتمام بإتيكيت الاجتماعات يسهم في تقليل التوتر والنزاعات غير الهامة, وهذا يرجع لأن قواعد الإتيكيت تحفز على احترام الآراء المتنوعة مع التعامل مع الخلافات بشكل مهني.

إتيكيت الحضور والمظهر في اجتماعات العمل 

1- المظهر المهني 

على الموظف الاهتمام بالظهور بشكل جيد بالأخص في الاجتماعات المهنية لأنه يساعد على ترك انطباع عند مدى شخصيتك ومهنيتك حتى إذا لم تبدأ بالتحدث بعد.

لهذا يفضل ارتداء الملابس الملائمة لثقافة الشركة أو بناء على نمط الاجتماع سواء كان رسمي أو شبه رسمي, لأن الاهتمام بالمظهر يظهر مدى احترامك للمكان ولزملائك وللهيكل الإداري.

وتتفق أغلب الشركات على مظهر المثالي للاجتماعات المتمثل في :

• ارتداء الملابس النظيفة والمكوية الملائمة لنمط العمل.
• الابتعاد عن ارتداء الملابس غير الرسمية المتمثلة في “التيشيرتات أو الجينز الرياضي”.
• الحرص على النظافة الشخصية وترتيب الشعور والأظافر.

2- الحضور في الوقت المناسب والانطباع الأول

يفضل الحضور بمدة تسبق معادة الاجتماع حتى تظهر مدى التزامك واحترامك لوقت الحضور, كما أن الحضور بشكل مبكر يساعدك على التحضير والتركيز قبل الاجتماع.

3- لغة الجسد والحضور الذهني 

قبل الحضور يفضل التدريب على لغة الجسد المتمثلة في الانتباه للوقوف أو الجلوس بشكل مستقيم وتجنب إظهار شعورك بالملل, الغرض من الاهتمام بلغة الجسد هو أن تظهر للأطراف المشاركة بأنك شخص مهتم ومشارك.

إتيكيت ما قبل الاجتماع 

إذا كنت الشخص المسؤول عن إدارة اجتماعات العمل فهناك عدة قواعد خاصة بالإتيكيت عليك التأكد منها بشكل مسبق قبل بدء الاجتماع, وسنسلط الضوء على تلك القواعد في الفقرة التالية :

أولا اختيار الوقت المناسب للجميع, قبل أن تخبر الموظفين بمعاد الاجتماع, عليك أن تراعي الموظفين ونمط عملهم سواء من المنزل أو المكتب لهذا عليك مراجعة الجدول الزمني الخاص بهم.

ثانيًا اختيار القاعة والمعدات الخاصة بالاجتماع, يفضل اختيار حجم الغرفة المثالي لعدد الموظفين الحاضرين للاجتماع مع مراعاة جودة الإضاءة والميكروفونات والتأكد من جودة الأدوات التكنولوجية مثل شاشات العرض وغيرها.

ثالثًا إعداد جدول أعمال والالتزام به, الخطوة السابقة لتنظيم الاجتماع هي معرفة الفائدة المستخلصة منها لهذا يفضل إعداد قائمة للتأكد من أهمية الاجتماع, والخطوة التالية هي تحديد جدول أعمال من أجل تفادي مشكلة إطالة الوقت المحتمل في الاجتماع, كما عليك أن تطلب من الموظفين إضافة البنود الخاصة الذي يرغبون في مناقشتها أثناء الاجتماع.

إتيكيت السلوك أثناء الاجتماع 

1- الالتزام بالمواعيد, من أبرز قواعد الإتيكيت في بيئة العمل هي الالتزام بمواعيد الاجتماعات المحددة لأن الاهتمام بها يظهر للجميع مدى احترامك به وللاحترافية.

الأفضل دائمًا هو التواجد في قاعة الاجتماع بوقت مسبق حتى تتيح لنفسك الفرصة للجلوس وللانتباه لكل ما سيقال.

بينما إذا كان الاجتماع الخاص بك سيتم بواسطة البرامج والتطبيقات مثل برنامج “zoom” فيفضل أن تسجل حضورك مبكرًا لتفادي حدوث أي مشاكل تقنية خاصة بالصوت والصورة وكذلك لاختيار مكان ملائم بالأخص إذا كنت ستنوى حضور الاجتماع من المنزل.

2- الالتزام بجدول الأعمال, عليك الالتزام بالمواضيع المحددة وعدم الخروج عن جدول الاجتماع, لأن الخروج هو بمثابة عدم احترام للوقت والجهد المبذول من قِبل المنظمين للاجتماع.

3– كن مشاركًا فعالا, في حال إذا كنت المسؤول عن إدارة الاجتماع فعليك أن تحفز جميع الموظفين على المشاركة وإبداء الرأي في الاجتماع, وتذكر أن المشاركة في الاجتماع لا تقتصر على مجرد الحضور.

القائد أو المنظم للاجتماع هو الذي يستمع أكثر مما يتحدث وكذلك يستطيع أن يحافظ على مجرى حوار الاجتماع والتدخل في الوقت الصحيح, لكي تظهر للغالبية الموظفين أنك مهتم به وتصغى لحديثهم فيمكنك أن تظهر هذا من خلال لغة الجسد المتمثلة في الإيماء بالرأس وتدوين ما يقال وإضافة تعليقات بناءة.

4- طرح أسئلة توضيحية, الهدف الرئيسي من طرح الأسئلة هو معرفة الجوانب التي لم تكتمل عندك, في حين أن الهدف الثاني الهام لطرح الأسئلة هو إظهار اهتمامك ورغبتك في الفهم الصحيح, لهذا عليك أن تطرح الأسئلة في الوقت الصحيح.

في حال إذا تم الاجتماع بواسطة استخدام تطبيق “zoom” فعليك أن تستخدم خاصية “raise hand” لأنها تظهر لمنظم الاجتماع برغبتك في السؤال دون أن تقاطع الحوار.

5- تجنب المقاطعة, من السلوكيات اللائقة بشكل عام هو مقاطعة الشخص أثناء حديثه, لهذا عليك أن تعطي المتحدث فرصته الكاملة للتحدث والاستماع الجيد لما يقوله.

6- انتظر دورك في الحديث, كما ذكرنا في النقطة السابقة الخاصة بتجنب مقاطعة زملائك في العمل, في حين إذا حصل تصادق وتحدثت أنت وزميل لك في نفس الوقت فمن آداب الإتيكيت أن تفسح له المجال ليتحدث.

7- حافظ على هدوئك, في حال إذا نشأ خلاف في إطار الاجتماع فتذكر أن تحافظ على هدوء الأعصاب وتتجنب الانفعال لأن اتخاذ أي خطوة نحو الانفعال يزعزع من صورتك لدى الآخرين.

8- تجنب استخدام الهاتف, من أبرز السلوكيات غير المهنية هي استخدام الهاتف سواء الرد على المكالمات أو تصفح منصات التواصل الإجتماعي, من الأفضل استخدام الهاتف في حالات الطوارئ فقط, وتذكر أن تضع الهاتف على الوضع الصامت حتى تتجنب إحداث اي تشتت لزملائك.

9- الحفاظ على وضعية الجلوس الجيدة, تجنب الجلوس بشكل مترهل, لأنك تبث لجميع المتواجدين في الاجتماع بأنك غيره مهتم لما يقال.

طريقة الجلوس الصحيحة هي باستقامة مع الثبات في المقعد.

10- التحدث بصوت واضح ومسموع, من أبرز الشكاوى التي يعاني منها الموظفين في الاجتماع هي إيجاد صعوبة في الاستماع لصوت المتحدث, لهذا يجب التحدث بشكل واضح حتى تتجنب تكرار الكلام.

11- عدم تناول الطعام أثناء الاجتماع, أحذر من تناول الطعام في وقت الاجتماع يمكنك أن تتخيل إذا طلب منك المدير أن تتحدث وفمك مليء بالطعام ستجد أنك ستشعر بالإحراج, يفضل تناول وجبات خفيفة قبل الاجتماع.

الماء هو العنصر المسموح به في الاجتماع, ولكن عليك شرب بكميات صغيرة وهادئة.

إتيكيت إنهاء الاجتماع 

في حالة إذا كنت الموظف المسؤول عن إدارة الاجتماع, فهناك عدة أمور يجب أن تأخذها بعين الاعتبار المتمثلة في شكر جميع الموظفين على الحضور وهذا لان غالبية الاجتماعات مرهقة وطويلة, والشكر يتمثل في وقتهم ومساهماتهم, كما أن الشكر له عائد جيد على الموظفين لأنه يعزز من ثقتهم ويشعرهم بالتقدير.

بعدما تشكر جميع الموظفين فعليك أن تقدم لهم قائمة من المهام المطلوبة من أجل تنفيذها.

يمكنك قراءة أيضًا : 

التصرّف الراقي في المطاعم: دليل الإتيكيت