ما هي مهارات تعدد المهام.. وطرق تطوير ذاتك فيها

بيئة العمل تتطلب الموظف الذي يمتلك القدرة على أداء العديد من المهام في وقت واحد ويمكنك تعريفها بمهارات تعدد المهام, تلك المهارة تعمل على زيادة الإنتاجية وتوفر الوقت.

وحرصك على تعلم تلك المهارة يفتح لك المجال لتصبح أكثر فعالية في عملك كما يساعدك على الترقية أو زيادة في المرتب.

لذلك سنعرض لكم في هذا المقال ما هي مهارات تعدد المهام وكيفية العمل على تطويرها, وكيفية استغلال تلك المهارات أثناء التقدم للوظيفة.

ما هي مهارات تعدد المهام؟

مفهوم تعدد المهام هو القدرة على إدارة المهام والمسؤوليات مختلفة المجالات في تقس الوقت وذلك بواسطة التركيز على كل مهمة بمفردها في إطار متابعة المهام الأخرى, ومثال على ذلك إذا نظرنا لمكان العمل فستجد نفسك تقوم بالعديد من المهام وتتنقل بينها بشكل منظم مثل الرد على الهاتف وفي نفس الوقت تستقبل العملاء معه الرد على رسائل البريد الإلكتروني كل تلك الأفعال تعني إدارة المهام.

لماذا يعد مهارات تعدد المهام أمر مهم؟

تتعد أهمية التحلي بمهارات تعدد المهام في أنها تخلق بيئة مليئة بالعمل الفعل ولذلك سنعرض لكم الجوانب الإيجابية من مزايا تعدد المهام :

1- توفر الوقت :

ويتم ذلك بواسطة أتمام العديد من المهام في وقت واحد, ومثال على ذلك قد تدون ملاحظات أثناء التحدث عبر الهاتف وخلال تلك الفترة تنجز مهمتين بدلا من مهمة واحدة فقط وبالتالي توفر الوقت.

2- توفر المال : 

يلجأ أصحاب العمل والمديرين لتوظيف الموظفين الذي يستطيعون أداء العديد من المهام فى وقت واحد بدل من توظيف الكثير من الأشخاص, ولذلك يفضل أثناء المقابلة الشخصية للعمل أن تعرض سماتك القوية التي تميزك عن غيرك ومن أمثلتها أن تقول أنك متعدد المهام, كما يعد إظهارك لتلك المهارات يزيد من فرصك للحصول على ترقية أو تحصل على زيادة في الراتب.

3- زيادة الإنتاجية : 

اتسامك بمهارات تعدد المهام تعمل على زيادة الإنتاجية وذلك نابع من إنجازك لعديد من المهام في فترة زمنية قصيرة, كما أن للموظف الذي يمتلك مهارات تعدد المهام تأثير إيجابي على باقي أعضاء الفريق في تشجيع زملائه على زيادة الإنتاجية.

أمثلة على مهارات تعدد المهام

لكي تمتلك القدرة على وتصبح أكثر إنتاجية ومحترف في أداء عملك, فهناك بعض المهارات الرئيسية التي تساعدك على تكون أكثر قدرة على تعدد المهام :

1- التنظيم : 

تعدد المهام أمر يلزم التركيز أكبر من العمل على مهمة واحدة في كل مرة, وحرصك على اتباع عادة التنظيم يمهد لك التعامل مع مهام واحدة في وقت واحد, لذلك حافظ على مساحة العمل الخاصة بك من خلال ترتيب الملفات والموارد التي تستخدمها أثناء أدائك للمهام, وإذا انتهت للتو من مهمة ما فأن التنظيم يساعدك على تجميع الموارد الخاصة بك وعرضها بطريقة شيقة.

كما يمكنك اللجوء لبرامج وتطبيقات إدارة المهام للبقاء بشكل منظم أثناء العمل على مشاريع متعددة.

2- الترتيب حسب الأولوية :

هذا يعني أن تنظم المهام والمسؤوليات بناء على الأهمية لإدارة الوقت, فقد تتبع نمط البدء بالمهام السهلة والبسيطة لترك المجال والوقت الباقي للمهام الكبرى, أو تتبع نمط أخر في الإدارة وهو البدء بالمهام المعقدة ثم تقوم بالمهام السهلة, لذلك يعد تنظيم وقتك هو من أساسيات مهارات تعدد المهام بشكل فعال.

3- التفويض : 

يعني التفويض هنا أن توجه المهام للاخرين لمساعدتك فيها للحفاظ على الجدول الزمني الخاص بإنهاء المهام, وفي الغالب يلجأ له الشخص لأعطاء الأولية الكبرى على المهام الكبر وتفويض باقي أعضاء الفريق بالمهام الصغيرة, كما يسمح لك التفويض تحديد المهام الرئيسية وتفويضها للآخرين وبالتالي يسمح لك التركيز على المهام التي تتوافق مع مهاراتك وبالتالي تنجز المهام في وقت قليل.

4- إدارة الوقت : 

إدارتك للوقت تسمح لك التخطيط لوقتك بشكل جيد لضمان الالتزام بمواعيد تسليم المهام وكذلك تحقيق الأهداف, كما تتمثل تلك الخطو في أنها القدرة على البدء بالمهام المعقدة وتحليلها لخطوات قابلة للإدارة, وبواسطة التخطيط للأنشطة بشكل يومي وكذلك المهام الطارئة تقرر الشكل المناسب لتنفيذها, تلك المهام تسمح لك بتحديد المهام التي تأخذ وقت أقل وغيرها التي تأخذ وقت كبير وتتطلب مجهود.

كيف تحسن مهارات تعدد المهام 

سنعرض لكم بعد الخطوات التي تتبعها إذا كنت تسعى لتحسين مهاراتك في تعدد المهام :

1- إنشاء قائمة بالمهام : 

تتمثل الخطوة الأولى في إعداد خطة عمل خاصة بالمهام اليومية, تلك الخطة تحافظ على تركيزك, حيث يمكنك البدء بتخصيص من 10 ل15 دقيقة لكتابة المهام, ثم قسم المهام الكبيرة لخطوات صغيرة.

بينما إذا كنت تعمل على مشروع أو مهمة طويلة فستلجأ إلى إعداد قائمة تفصيلية بالمهام المطلوبة أثناء البدء في تنفيذه ثم إدراج تلك المهام في قائمة المهام اليومية.

2- ترتيب الأولويات : 

تأتي بعد خطوة إعداد قائمة المهام خطوة ترتيب الأولويات بناء على المعاير الأهم ثم الأقل وهكذا, ولتحديد المهام ذات الأولية العالية وغيرها الأقل الأهمية يمكن تصنيفها كالتالي :

• عاجلة ومهمة : وهي المهام التي مهمة وذات أولوية عالية وعليك إكمالها قبل المهام الآخري مثل الإجابة على أسئلة العملاء أو العمل على المشاريع ذات المواعيد النهائية والمهام العاجلة من المدير.
• غير عاجلة ولكن مهمة : تلك المهام يمكنك العمل عليها في أي وقت في اليوم, ولكن تلك المهام تضيف قيمة عند العمل عليها, ومن أمثلة تلك المهام التواصل مع شركات أخرى لزيادة التوسع والإنتاجية.
• عاجلة وغير مهمة : تلك المهام ذات أهمية قليلة ولكن العمل عليها يوفر لك الوقت للمهام الكبرى المهمة, مثل حجز رحلة لحضور مؤتمر, يمكنك تفويض تلك المهام الصغيرة على باقي أعضاء الفريق إذا كان لديك السلطة وتشرف على المشاريع.

3- تجميع المهام المتشابهة : 

الخطوة التالية التي تأتي بعد تنظيم وترتيب أولويات المهام هي تجميع المهام المتوافقة, ويعد تعدد المهام أمر يلزم العمل على مهام متشابهة ومرتبطة, وتجميع المهام يفتح لك المجال لزيادة كفائتك الإنتاجية, وذلك الأمر يتطلب دمج المهام التي تلتزم بنفس الخطوات.

4- تقليل المشتتات : 

أحرص على الابتعاد عن المشتتات, حيث تؤثر بشكل سلبي على أدائك وكذلك على معدل تركيزك, وابتعادك عن المشتتات يزيد من قدرتك على أداء المهام المتعددة, وهناك العديد من الطرق للقضاء على المشتتات مثل :

1. غلق باب المكتب أثناء التركيز على أداء المهام وبالأخص المهام التي تتطلب تركيز وإنتباه.
2. إذا كان مكتبك مشترك يمكنك اللجوء لغرفة اجتماعات هادئة.
3. وضع هاتفك بشكل صامت وأبعده عن نظرك.
4. استمع للموسيقي إذا كانت تساعدك على التركيز.
5. أخذ فترات من الراحة  القصيرة لكي تبقى بشكل نشط.

5- مراقبة تقدمك : 

قبل أنتهاء يومك راجع ما أنجزته لضمان الالتزام بالجدول الزمني, وإذا تأخرت عن الجدول الزمني الذي وضعته, فقم بعد ذلك بالتركيز على مهمة واحدة بدل من التشتيت في العديد من المهام, ذلك الأمر بساعدك في إنجاز المهام بأسرع وقت والبدء في مهام أخرى.

6- تفويض المهام عند الحاجة :  

أثناء إعداد قائمة بالمهام التي تعمل على إنجازها فمن المؤكد أنك ستجد مهام ذات أهمية منخفضة فالبالي يمكن أسندها لشخص آخر, مثال على ذلك قد تكتب منشور عبر وسائل التواصل الإجتماعي وتفوض مساعدك لتحريره ورفعه.

مهارات تعدد المهام في مكان العمل : 

هناك بعض الطرق التي يلجأ لها المحترفين في إدارة المهام أثناء مهام عملهم اليومية مثل :

• إدارة المشاكل والتحديات المتعددة للعملاء في وقت واحد.
• تقديم الدعم والمساعدة للعديد من مشاريع أقسام الشركة المختلفة.
• تجهيز المنشورات المدونة للشركة قبل أيام من نشرها.
• التخطيط لترتيبات السفر لعدة مؤتمرات صناعية.
• تقديم المساعدة لأعضاء الفريق في المشاكل التقنية.

كيفية إظهار مهارات تعدد المهام في سيرتك الذاتية 

يمكنك استغلال مهارات تعدد المهام وإدراجها في سيرتك الذاتية وذلك بواسطة تقديم أمثلة على ما قمت به, وأُثناء كتبة المسؤوليات السابقة اعرض كيفية إداراتك للمهام في وقت واحد مثال على ذلك :

1. إدارة مكالمات العملاء وبالأخص أثناء إدارة المحافظ.
2. العمل على مهمة التسويق بواسطة البريد الإلكتروني وفي نفس الوقت إعادة تصميم مواقع العملاء.
3. إعداد المحاضرات وكذلك كتابة مقترح المنح مع تقديم الاستشارة لرئيس اللجنة.
4. معالجة أوراق التأمين أثناء تحية الضيوف، الرد على الهاتف، وتحديد المواعيد للعملاء.
5. إظهار مهاراتك في تعدد المهام أثناء كتابة الأعمال التطوعية التي سبق لك وشاركت فيها.

كما يمكنك اللجوء لخطاب التعريف لعرض مهارات تعدد المهام, وذلك عن طريقة كتابة المسؤوليات التي قمت بها في وقت واحد.

مثال على ذلك إذا كنت تعمل كمساعد إداري في مكتب طبيب فأدرج في مهامك أنك كنت تنفذ المهام اليومية التي تتخلص في تحديد المواعيد وتقديم مطالبات التأمين وكذلك تدريب اثنين من الموظفين الجدد.

وإذا كنت في مقابلة العمل عليك أن تشرح مهاراتك في تعدد المهام مثلما كتبتها في سيرتك الذاتية وخطاب التعريف, وإذا سألك مسؤول التوظيف عن مهاراتك فقد أمثلة على ذلك.