كيف أعرض مشكلة في العمل على مديري
تعلم الطريقة السليمة والسهلة لكتابة تقرير عن مشكلة في العمل لإخبار مديرك بها بشكل إحترافي
المشاكل التي تظهر في الأعمال هي عوائق أو تحديات تواجه عمليات العمل وتعيق تحقيق الأهداف المحددة للمؤسسة التي تعمل بها.
يمكن أن تتنوع هذه المشاكل بشكل كبير وتشمل مجموعة واسعة من الجوانب مثل:
- مشاكل العمليات: مثل تأخير في التسليم، أخطاء في الإنتاج، وتقنيات العمل غير الفعالة.
- مشاكل الموارد: مثل نقص في الموارد المالية، أو البشرية، أو المواد الخام.
- مشاكل التسويق: مثل تراجع المبيعات، أو عدم فهم السوق، أو ضعف استراتيجيات التسويق.
- مشاكل التواصل والتنسيق: مثل سوء التواصل بين الأقسام، أو عدم وضوح المسؤوليات، أو عدم تنسيق الجهود.
عندما يظهر الموظفون مبادرتهم ومهارات حل المشكلات، فإنهم يظهرون القدرة على التعامل مع التحديات المعقدة أو غير المتوقعة في مكان العمل.
تعتمد الشركات على الأفراد القادرة على تقييم المشاكل بفعالية واقتراح حلول قابلة للتطبيق. في هذا المقال، نقدم تعليمات لمساعدتك في إعداد بيان المشكلة ونضمن مثالاً شاملاً يمكنك استخدامه كمرجع.
ما هو تقرير المشكلة؟
تقرير المشكلة هو عبارة عن بيان لمشكلة أو قضية حالية تتطلب اتخاذ إجراءات في الوقت المناسب لتحسين الوضع.
يشرح هذا البيان بإيجاز العائق الذي تفرضه المشكلة الحالية بين العملية و/أو المنتج والحالة الحالية (المشكلة) للأمور.
هذا البيان موضوعي تمامًا، حيث يركز فقط على حقائق المشكلة دون تضمين أي آراء شخصية. ولتسهيل ذلك، يُوصى بأن تطرح أسئلة مثل من، ماذا، متى، أين، ولماذا لإنشاء هيكل لبيان مشكلتك.سيجعل ذلك من السهل إنشاءه وقراءته، ويجعل المشكلة المعروضة أكثر فهمًا وبالتالي قابلة للحل.
بالإضافة إلى تعريف المشكلة الملحة، يعتبر بيان المشكلة مدخلًا لاقتراح حلاً فعّالًا وفي الوقت المناسب.
ما هي عناصر بيان او تقرير المشكلة؟
هناك ثلاثة ملامح أو عناصر رئيسية في بيان المشكلة. وهي:
- المشكلة: تفاصيل المشكلة التي تقدمها وسبب توجيهها كمشكلة يجب حلها.
- الحل المقترح: تفاصيل الحل الذي تقترحه.
- الحل للمشكلة وكيفية تنفيذه: تفاصيل سبب إصلاح الحل للمشكلة وكيفية تنفيذ الحل.
متى يجب استخدام بيان المشكلة
بيانات المشكلة مهمة لتحديد وفهم المشكلة وتطوير حلول محتملة. كما توفر هذه البيانات معلومات مهمة حاسمة في عمليات اتخاذ القرار فيما يتعلق بهذه المشاريع أو العمليات.
متى يجب استخدام بيان المشكلة:
1. لتوضيح النتائج المتوقعة
بيان المشكلة لا يحدد فقط المشكلة والحل المقترح، بل يوضح أيضًا النتيجة المتوقعة. يساعد تحديد ما ستبدو عليه الحلول المرجوة في توفير فكرة شاملة حول الموضوع. ويتضح الحل المقترح ونطاقه وأهداف الحل من خلال هذا البيان.
2-توضيح مدى التقدم في تنفيذ حلول المشكلة
يوفر بيان المشكلة دليلًا لتوجيه المشروع بمجرد بدء التنفيذ. يُشار إليه باستمرار طوال مدة المشروع لمساعدة الفريق على البقاء مركزين ومتابعة السير على الطريق الصحيح.
عند اقتراب الانتهاء من المشروع، يتم الرجوع مرة أخرى إلى هذا البيان للتحقق من تنفيذ الحل كما هو مذكور، ومن أنه بالفعل يحل المشكلة الأصلية. يمكن أن يُساعد ذلك في التأكد من اتخاذ الخطوات اللازمة لمنع تكرار نفس المشكلة مستقبلاً.
كيفية كتابة بيان المشكلة
بيان المشكلة هو أداة تُستخدم للحصول على دعم وموافقة المشروع من الإدارة وأصحاب المصلحة. وبالتالي، يجب أن يكون دقيقًا ومكتوبًا بوضوح.
هناك عناصر رئيسية يجب أن تأخذها في الاعتبار عند صياغة بيان المشكلة والتي يمكن أن تؤثر بشكل إيجابي على نتيجة المشروع.
1. وصف الطريقة الطبيعية التي يجب أن تجري الأمور عليها
للبدء، سترغب في تقديم السياق الذي سيجعل فهم المشكلة أسهل. ابدأ بشرح كيف يجب أن تعمل هذه العملية بشكل عام.
قم بوصف موجز لكيفية عمل العملية إذا لم تكن المشكلة الحالية موجودة.
على سبيل المثال، دعونا نفترض أن لديك فكرة لزيادة الكفاءة في عملية ما للحصول على أقصى استفادة من الموارد.
ستقوم بوصف الموضوع من منظور نظري بحت عندما تكون الظروف مناسبة والنظام أكثر كفاءة ، مع الأخذ دائمًا في الاعتبار من، ماذا، متى، أين وكيف تبقى على الطريق الصحيح.
2. شرح المشكلة وبيان أهميتها
يجب أن يتناول بيان المشكلة ليس فقط ما هي المشكلة، ولكن لماذا هي مشكلة ولماذا من المهم حلها.
سيتضمن ذلك تلقائيا الأسئلة الأخرى . على سبيل المثال: لماذا يجب علينا حل هذه المشكلة؟ لأنها تؤثر على كفاءة الإدارات X و Y و Z، وتضيع الموارد وترفع الأسعار على المستهلكين.
يتناول هذا الأمر ما هي المشكلة، ومن المتأثر ولماذا يجب حل المشكلة. يمكنك أيضًا النظر في تضمين محاولات سابقة لحل المشكلة ولماذا لم تنجح. بأقصى توضيح ممكن، شرح كل ما تعرفه عن المشكلة الحالية.
3. شرح تكاليف المشكلة المالية
عندما تقدم المشكلة لأخذ القرار من صناع القرار، سترغب في شرح تكاليف عدم حلها. نظرًا لأن النقود هي لغة التواصل التي يتحدث بها رجال الأعمال، فمن الأسهل تصوير المشكلة والحل المقترح بالنسبة للتكاليف المالية.
على سبيل المثال، إذا كانت المشكلة تكلف مالًا غير ضروري، مما يمنع الشركة من تحقيق المزيد من الأرباح أو يضر بسمعة الشركة (مما يتسبب بتكاليف غير مباشرة) تأكد من شرحه بشكل محدد وواضح بطريقة يفهمونها. حاول تحديد المبالغ المالية الدقيقة لتكلفة المشكلة.
4. الأدلة والمؤيدات للمشكلة
عندما تدعي أن المشكلة تكلف الشركة أموالًا، يجب أن تكون مستعدًا لدعم كلامك بالأدلة. إذا أهملت هذه الخطوة، فقد لا يُعتد بك بجدية. قم بالبحث، واستشهد بمصادرك، وحضّر البيانات لتقديمها.
5. اقتراح الحلول
يجب أن يصف بيان المشكلة الحلول المقترحة لهذه المشكلة. في هذه المرحلة، لن تكون مركزًا على إيجاد حلاً واحدًا، ولكن يجب أن تكون لديك فهم قوي لأسباب المشكلة وتكون مستعدًا لاقتراح نهج عملي لفهمها وعلاجها. حدد أهدافك من خلال اقتراح خطط مدروسة بشكل جيد لمواجهة المشكلة.
6. شرح فوائد الحلول المقترحة
الآن، لقد وصفت سيناريو مثالي حيث لا توجد المشكلة. لقد أشرت إلى المشكلة، وشرحت العواقب التي قد تنتج عن عدم إصلاحها (باستخدام التكلفة المالية والبيانات الموثقة)، واقترحت بعض النهج الواقعية لإيجاد حل.
الآن هو الوقت المناسب جدًا لتوضيح سبب نجاح هذا الحل، مرة أخرى مركزًا على الكفاءة والتأثير المالي لحلك.
تناول النفقات التي سيقلل منها الحل، وكيف سيحرر هذا الحل مصادر الدخل، وما هي الفوائد غير الملموسة، مثل زيادة رضا العملاء، التي سيجلبها حلك. يجب أن تتناسب هذه المعلومات جميعًا في فقرة واحدة قصيرة.
7. ختامًا، قم بتلخيص المشكلة والحل
الآن ستنتقل إلى الختام. يجب أن يتضمن هذا الجزء المشكلة، وسبب ضرورة إصلاحها، وتلخيصًا للحجج التي تثبت أن حلك هو الأفضل للمشكلة.
اتباع هذا النمط سيساعد جميع الأطراف التي ستقرأها على فهم المشكلة وأن تكون مستعدة للنظر في أفضل حل.
ما يجب تجنبه في بيان او تقرير المشكلة
إليك بعض النصائح النهائية للحفاظ على الأشياء التي يجب تجنبها عند كتابة بيان المشكلة:
- لا تستخدم لغة معقدة، اجعلها سهلة الفهم.
- لا تشير إلى مشاكل مماثلة أخرى، احتفظ بالتركيز على مشكلتك.
- لا تدخل في تفاصيل فنية كثيرة، اجعلها قابلة للقراءة لجمهور واسع.
