نصائح للحفاظ على الإنتاجية أثناء وقت الخمول

في كل المؤسسات والشركات سواء كانت الإدارية أو الصناعية فتتعرض لوقت من الخمول, وعلى المديرين مهمة إدارة وقت التوقف عن العمل, ولكن يحب على الموظفين إستخدام بوقت فراغهم بشكل مثمر.

وعن طريق تحديد وقت الخمول لديك فيمكنك تعلم كيفية زيادة إنتاجيتك من خلال ذلك الوقت الضائع.

ولذلك في هذه المقالة سنعرض لكم ما هو وقت الخمول وماهي أنواع الخمول وكذلك سنضع لك نصائح للحفاظ على إنتاجيتك وقت الخمول.

ما هو وقت الخمول؟

أن وقت الخمول يحدث عندما يكون الموظف أو المعدات قادرة على العمل ولكن لا يوجد أي مهام تفعلها في ذلك الوقت.

ومثال على ذلك إذا انتظر الموظف مواقفة المدير في أمر ما قبل أن يبدأ مهامه, وأن الوقت الذي ينتظره الموظف هو وقت الخمول وهو يعني أن الموظف جاهز ومتاح للعمل ولكن يحتاج إلى الانتظار.

وعلى الجانب الأخر فأنه يوجد فرق بين وقت الخمول ووقت التوقف, حيث أن الموظف يأخذ وقت الراحة أثناء النهار, وأن وقت التوقف عن العمل يعني مدى كفاءة الموظف عن غيره.

وأن معرفة وقت الخمول في المنظمة يعمل على إكتشاف أشكال القصور في العمل, وأنه وقت الخمول  لا يعد من فترات الراحة الثابتة في العمل.

أنواع وقت الخمول 

هناك نوعان من وقت الخمول النوع الأول هو الخمول العادي والنوع الثاني هو الخمول الغير الطبيعي وسنعرض لكم بالتفصيل شرح مفصل عن كل نوع.

النوع الأول وقت الخمول العادي :

أن وقت الخمول العادي يحث أثناء ممارسات العمل, مثال على ذلك هو تأخير بسبب عدم التواصل بين الموظف ومديره أو بسبب نقص الإمدادات وأن جميع هذه الأشياء يمكن العمل عليها وتصليحها.

النوع الثاني وقت الخمول الغير الطبيعي :

بينما وقت الخمول الغير الطبيعي فهو ناتج عن ظروف خارج عن سيطرة المدير, مثال على ذلك قد يتسبب حالة الطقس السيئة في حدوث مشكلة داخل موقع العمل أو فقدان الموظفين للإنترنت.

الأسباب الشائعة لوقت الخمول 

هناك العديد من الأسباب الشائعة لحدوث الخمول أثناء الشركة وسنعرض لكم تلك الأسباب في التالي :

عدم كفاءة سير العمل 

أن عدم كفاءة سير العمل يسهل وجود وقت للخمول في الشركات مثال على ذلك إذا لم يكن للموظف الأدوات اللازمة لإكمال مهامه الوظيفية أو عندما ينتظر الموظف وقت في الحصول على الموافقات فأن في هذه الحالتين يحدث عنده وقت خمول.

عدم كفاءة الموظف 

أن عدم كفاءة الموظف يحدث لأسباب متعددة, منها إذا كان الموظف الجديد في المؤسسة لا يؤدي مهامه بفعاليه أنه لا يزال يتعلم وسبب أخر هو أن الموظف لا يأخذ فترة راحة بشكل منظم وكافي تساعده في كفاءة الإنتاج, وبالتالي فعلى المدير التطلع إلى معرفة أوجه القصور في الموظفين وتحسينها.

تعطل المعدات والتكنولوجيا 

أن توقف العمل قد يتسبب من تعطل إحدى المعدات والتكنولوجيا, ومثال على ذلك إذا تعطلت شاحنة توصيل أو إذا حدث عطل في جهاز الكمبيوتر فأن كل هذه الأسباب تمنع من استمرار العمل, ويمكن للمدير إجراء صيانة دورية للمعدات لتجنب وقت الخمول.

التعرض للحوادث 

قد يكون هناك حوادث خارجة عن حسابات الشركة والمدير, مثال على ذلك إذا تعرض الموظف لإصابة داخل مكان العمل أو عندما تسكب القهوة عل أوراق مهمة, ويمكن للمديرين تقليل تلك لحوادث من خلال توفير أماكن عمل أمنة أو وضع خطط للطواري.

نصائح للحفاظ على الإنتاجية وقت الخمول

جميع الموظفين يتعرضون للخمول أثناء فترة العمل, ولذلك سنعرض لكم نصائح للحفاظ على الإنتاجية أثناء وقت الخمول في الخطوات التالية :

1- راجع أهدافك 

يمكنك الإستعانة بوقت الخمول في مراجعة أهدافك المهنية مثل الأهداف التي تريد تحقيقها في حياتك المهنية أو أهداف مشروع تعمل عليه, وأن عملية مراجعة أهدافك تساعدك في تحديد الخطوات التي تتخذها في مشروعك أو الأنشطة التي يمكنك القيام بها أثناء وقت فراغك.

2- خطط لخطواتك القادمة 

حدد ما عليك فعله بعد انتهاء وقت الخمول, فإذا كنت تنتظر أوراق من زميلك في العمل فقم بعمل قائمة بالخطوات التي ستنفذها بعد استلام الأوراق.

3- تثقيف نفسك 

يمكنك الاستفادة من وقت الخمول في تعلم شيء جديد عن وظيفتك أو مهنتك, حيث بإمكانك الاشتراك في دورة تدريب والحصول منها على شهادة وهذا يجعل أكثر قيمة في الحياة العملية.

4- تنظيم مساحة العمل الخاصة بك 

أن وقت الخمول هو الوقت المناسب للتنظيم, حيث يمكنك إزالة الفوضي من مكتبك أو تنظيم ملفات الكمبيوتر الخاص بك, وحاول في أن تفكر في نوع مساحة العمل التي تسمح لك أن تكون أكثر إنتاجية بعد وقت الخمول.

5- جدول فترات الراحة في الوقت المناسب

إذا كنت تعرف الأوقات المناسبة التي تأخذ فيها فترات راحة, فحاول أن تضع لنفسك جدول بأوقات فراغك مثال إذا أنتظرت وقت معين حوالي ربع ساعة لاستلام ملفات فحاول أن تدرج ذلك الوقت في جدول أوقات الراحة لديك.

6- التحرك 

إذا كنت تعمل على المكتب طول اليوم فحاول أن تتحرك, لأن التحرك يحفز تدفق الدم, فإستغل وقت الفراغ في القيام ببعض التمارين أو الذهاب وشراء شي فان هذا يبعث شعور الانتعاش والتجدد بعد وقت الخمول.