كمدير كيف أتحاور مع الموظفين

نعيش في عالم متصل ومنفصل في الوقت نفسه.

أصابعنا ملتصقة بهواتفنا المحمولة معظم اليوم. العديد من المهام (من التسوق إلى تحديد مواعيد الطبيب إلى إدارة الأعمال) يمكن إنجازها بنقرة زر. وعلى الرغم من تطبيقات الرسائل والدردشات، إلا أن التواصل مع زملاء العمل والعملاء يظل تحديًا.

لماذا؟

إذا كنت تعمل في أي مكان يتطلب التفاعل مع العملاء ، فستدرك أن العملاء يكرهون المكالمات الهاتفية ويفضلون الرد والمشاركة في محادثة غير صوتية .

إذا كنت تعمل في المبيعات، فستدرك مدى أهمية التواصل بطريقة تشارك الطرف الآخر (سواء كان ذلك عميلًا محتملاً، أو عميلاً مُعتادًا، أو عميلاً عائدًا).

إذا كنت تعمل في خدمة العملاء أو المساعدة الفنية، فتحويل العملاء الغاضبين وغير المعقولين إلى داعمين يصبح هدفك الشخصي.

قواعد الانخراط الحواري

قواعد الانخراط هي القواعد والتوجيهات التي يجب على القوات العسكرية والأفراد الالتزام بها عند استخدام القوة. فهي تحدد الظروف والمواقف والدرجة والظروف والطريقة التي يمكن فيها تطبيق القوة .

في العمل، يُطلب الانخراط الحواري للتعرف على موظفيك بحيث يتم تلبية احتياجات عملهم مما ينتج عنه تحسينًا في الانخراط والاحتفاظ بأكثر موظفيك الموهوبين.

قد يكون المثال العسكري متطرفًا لغرضنا. ولكن عند التفكير في الأمر، قد يُعتبر إقناع شخص ما برؤية وجهة نظرنا معركة حقيقية.

١٠ قواعد للانخراط الحواري تحسن جودة حواراتك.

١. قاعدة الرؤية: تأكد من أن الجميع على نفس الصفحة أو على نفس الأرضية المشتركة قبل الخوض في الحديث. يجب أن تتفق أهدافك أو رؤيتك معهم، بحيث يكون الجهد المبذول خطوة نحو تحقيق تلك الرؤية. وهذا يعني أنك ماهر في طرح الأسئلة وجلب أفكار الموظفين أيضًا. تذكر، الانخراط الحواري هو حوار وليس مجرد تواصل من جهة واحدة.

٢. قاعدة الآمال والتوقعات: يجب أن يعرف الجميع ما هي المخرجات المتوقعة منهم. إذا كانت توقعات الآخرين واضحة بالنسبة لك، فمن المرجح أنها واضحة أيضًا بالنسبة للآخرين. عندما نفشل في تحقيق الهدف، فإن ذلك غالبًا ما يكون بسبب عدم توصيل التوقعات بدقة. وهذا يؤدي إلى صراع إجرائي يمكن أن يتحول بسرعة إلى صراع علاقات.

قاعدة رقم ٣: قاعدة الإنطباعات المحددة:
يُثير عدم وجود الإنطباعات المحددة الشك بقدر ما يهدر الوقت والطاقة والعواطف. يرغب الناس في معرفة مكانهم. هل يقومون بعمل جيد؟ أم لا .

لا تترك مجالًا للشك. قدم إنطباعات – سواء كانت إيجابية أم بناءة. اجعلها واضحة ومحددة ومبنية على بيانات قابلة للقياس. الإنطباعات بدون تفاصيل محددة تؤدي إلى الإحباط. وعندما يحدث ذلك، فإن الارتباك والشك والروح المعنوية المنخفضة ليست بعيدة.

قاعدة رقم ٤: قاعدة الانعكاس
غالبًا ما يقلد الناس ما يجربونه. إذا لاحظت أن الشخص الآخر يصبح مفرطًا قليلًا في التأكيد أو التعبير عن العواطف، فانظر إلى نفسك.

حافظ على متابعة علاماتك اللفظية وغير اللفظية. إذا أصبحت مستاءً أو متحمسًا بشكل ملحوظ أو بصوت عالٍ، فسيعكس الشخص (أو الأشخاص) الذي تتحدث معه نفس السلوك.

ابق هادئًا وسيطًا في جميع الأوقات. كيفية نقل رسالتك مهمة بنفس القدر كرسالة نفسها.

قاعدة رقم ٥: قاعدة الاكتشاف
كن فضوليًا ومنفتحًا للتعلم. إبذل جهد لاكتشاف شيء جديد. هذا يعني أن تكون واعيًا وأن تذهب للأشخاص الذين تحاورهم بعقل مفتوح.

امسك نفسك عندما تصدر الحكم. غالبًا ما نكون سريعين في الحكم بدون أساس. تعلم واكتشف. إنه طريق رائع لخلق التواصل اللازم الذي يؤدي إلى علاقات جيدة.

قاعدة رقم ٦: قاعدة الاتصال
يجب أن تكون حاضرًا للتواصل مع الآخرين. هذا يعني أنه يجب عليك الاستماع حقًا. استمع لتفهم – وليس للرد.

انتبه إلى رسائلهم، ونبرة صوتهم، وأنواع الكلمات المستخدمة، وكذلك علاماتهم غير اللفظية.

طريقة جيدة لتحسين الاتصال هي تلخيص ما قاله الشخص ثم سؤال ما إذا فهمته بشكل صحيح. “آمل أنني فهمتك بشكل صحيح. لقد ذكرت أنك تحتاج إلى هذا … هل يشمل هذا xxxx؟” من خلال ذلك، تظهر الاستعداد والاهتمام.

كما يظهر أنك تهتم بما فيه الكفاية للتأكد من أنك فهمت رسالتهم بشكل صحيح.

قاعدة رقم ٧: قاعدة التقدير
نحن جميعًا نقدر أن يتم التعرف على جهودنا. أظهر التقدير واشكر الأشخاص على أفعالهم. الإهتمام بالقيام بذلك يعبر عن الامتنان. كما يعزز السلوك الإيجابي والأداء الجيد.

قاعدة رقم ٨: قاعدة التبادل
يشير التبادل إلى تبادل شيء مقابل الفائدة المتبادلة. غالبًا ما نكون غير مدركين للسلوك المسيء. إذا تم إحضار هذا إلى انتباهك، فاعتذر. تعلم من ذلك. التزم بتصحيح الضرر، وشجع الآخرين على تكرار السلوك.

قاعدة رقم ٩: قاعدة التوازن
لا يمكنك أن تكون قاسيًا بشكل غير معقول يومًا ما وإنسان طيب لا يمكنه أذية الذباب في أيام أخرى. هذا النوع من السلوك مزعج للآخرين ويؤثر على مدى ثقتهم فيك. كن متسقًا في مزاجك وسلوكك. يخلق التوازن بيئة مستقرة.

قاعدة رقم ١٠: قاعدة الاحترام
أن تكون محترمًا في الكلمة والفعل يعبر عن الدعم المتبادل بين الأشخاص. حافظ على وعودك. لا تنمر. لا تقسو على موظفينك. إذا كان لديك شكوى ضد شخص ما، فحاول حل المشكلة بشكل خاص. تذكر أن الاحترام يؤدي إلى الصدق الذي بدوره يؤدي إلى الثقة. مع مرور الوقت، تؤدي الثقة إلى الالتزام والولاء.